DATGELU I'R HEDDLU

Mae'r canllawiau hyn yn berthnasol i sefyllfaoedd pan fydd y Brifysgol yn derbyn ceisiadau gan asiantaethau sy'n gysylltiedig ag asiantaethau gorfodi'r gyfraith neu asiantaethau eraill, am ddata personol myfyrwyr, staff neu unigolion eraill sy'n cael eu cadw gan y Brifysgol. Rhaid i'r holl ddata personol gael eu rheoli'n unol â GDPR y DU, gan sicrhau bod unrhyw ddatgeliad yn bodloni'r amodau ar gyfer prosesu "teg a chyfreithlon".

Cyn i ddata gael eu rhyddhau i asiantaeth gorfodi'r gyfraith, mae angen i ni sicrhau bod yr wybodaeth yn cael ei darparu i ymchwiliad dilys sydd wedi'i awdurdodi'n briodol. Os nad ydym yn fodlon bod sail ddilys ar gyfer rhyddhau'r wybodaeth, nid oes rhwymedigaeth arnom yn ôl GDPR y DU i wneud hynny. Os byddwn yn gwrthod rhyddhau'r wybodaeth, gall asiantaethau gorfodi'r gyfraith gael gorchymyn Llys i ofyn i ni ei darparu

POLISI'R BRIFYSGOL

Nod y Brifysgol yw cynorthwyo ymholiadau gan yr heddlu'n rhesymol. Fel arfer, dylid cyfeirio ymholiadau gan yr heddlu at y Swyddog Diogelu Data a dylent gynnwys y canlynol:

Cais swyddogol ar ffurflen gais Diogelu Data swyddogol.
Ardystiad bod yr wybodaeth yn angenrheidiol ar gyfer ymchwiliad sy'n gysylltiedig â diogelwch cenedlaethol, atal neu ganfod troseddau neu ddal neu erlyn troseddwyr.

Awdurdodiad gan Arolygydd neu swyddog mewn rheng uwch. Rhaid i'r wybodaeth a ddarperir i'r heddlu fod yn berthnasol i'r ymchwiliad ac ni ddylai fod yn ormodol.
Fel arfer, bydd data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer ymchwiliad dilys yn cael eu rhyddhau.

GWEITHDREFN CYFLWYNO CAIS DIOGELU DATA

Mewn ymateb i sawl digwyddiad a oedd yn cynnwys ceisiadau anghywir ynghylch y Ddeddf Diogelu Data, mae Prifysgol Abertawe wedi diwygio ei gweithdrefnau ar gyfer ceisiadau ynghylch y Ddeddf Diogelu Data fel a ganlyn:

Oriau Swyddfa:

Rhaid i swyddogion anfon ffurflen Deddf Diogelu Data gyfredol drwy e-bostio myunihub@abertawe.ac.uk.
RHAID i'r ffurflen hon gael ei chwblhau a'i llofnodi gan Arolygydd neu swyddog mewn rheng uwch.

Gellir gwrthod cais ar y sail hon.

Yna, bydd MyUniHub yn anfon y cais at y Tîm Diogelu Data, a fydd naill ai'n gwrthod neu'n awdurdodi'r cais ac yn ei anfon ymlaen at y tîm priodol iddo ddarparu'r wybodaeth y gwneir cais amdani.

Ceisiadau Brys y tu allan i Oriau Swyddfa:

Yn achos argyfwng y tu allan i oriau swyddfa, ffoniwch y Tîm Diogelwch yn 01792 604271.
Bydd y Tîm Diogelwch yn ymgysylltu â'r Tîm Rheoli Achosion i awdurdodi darparu'r wybodaeth.

CAIS GAN ASIANTAETHAU ERAILL SY'N GORFODI'R GYFRAITH

Efallai na fydd asiantaethau eraill yn defnyddio ffurflenni safonol ond dylent ddarparu'r canlynol:

Cais ysgrifenedig ar bapur swyddogol â phennawd, wedi'i lofnodi gan swyddog.
Disgrifiad o'r wybodaeth angenrheidiol a natur yr ymchwiliad.
Ardystiad bod yr wybodaeth yn angenrheidiol ar gyfer yr ymchwiliad.

Os bydd ffurflen neu lythyr sydd wedi cael ei gwblhau'n briodol yn cael ei dderbyn, dylai'r data gael eu datgelu fel arfer. Fodd bynnag, dylid cofio y gallwn (ac y dylem) wrthod darparu'r wybodaeth os oes gennym reswm i amau bod y cais yn un dilys.

Mae angen yr wybodaeth at ddibenion diogelwch cenedlaethol; neu
Byddai methu â darparu'r data'n amharu ar brosesau atal neu ganfod trosedd, dal neu erlyn troseddwyr neu asesu neu gasglu treth neu doll.

DATGELU I'R HEDDLU